Как правильно написать коммерческое письмо

В любой организации существует такой вид деятельности, как деловая переписка. Основу ее составляет написание разного рода служебных писем: писем-приглашений, сопроводительных писем, писем-запросов, писем-извещений и т.д. Отдельного внимания заслуживает написание такого вида писем, как коммерческое письмо.

Что такое коммерческое письмо

Коммерческое письмо используется, когда предлагается какое-либо соглашение или сделка между двумя организациями, решаются вопросы, связанные с товарооборотом. Условно разделить этот вид писем можно на три подвида:

1. Письмо-оферта (или коммерческое предложение) – смысл текста этого вида письма сводится к предложению заключения соглашения. Хотя письмо-оферта похоже на рекламу, т.к. в нем описывается фирма и выпускаемая ею продукция, есть существенный нюанс: в нем описываются условия договора, на основании чего может быть совершена сделка.
2. Письмо-рекламация (или претензия) – направляется стороне, не выполнившей или нарушившей взятые обязательства, условия договора. Написание таких писем служит предупреждением перед подачей иска в суд пострадавшей стороной. В нем указывают полные данные организации, данные лица, которое направляет письмо, причины, по которым возникла претензия, аргументы справедливости претензии, взыскания в связи с претензией, дата составления, подпись руководителя.
3. Письмо-акцепт (или договорное) – в этом письме содержится прямой призыв заключить сделку. В тексте письма-акцепта содержатся сведения, какую продукцию и согласно каким условиям компания хотела бы приобрести. Довольно часто договорное письмо позиционируют как сопроводительное письмо к договору.

Как и все виды деловой переписки, стиль написания коммерческих писем должен быть кратким, предельно понятным, содержать исключительно точные и достоверные факты.

Как написать коммерческое письмо

При написании коммерческого письма следует придерживаться нескольких общепринятых норм:

• Заголовок письма должен заинтересовать человека, которому оно адресовано, и вызвать в нем интерес ознакомиться с письмом полностью;
• Не стоит распространяться о деятельности фирмы в своей нише сбыта, лучше предоставить конкретную информацию о предоставляемых товарах и услугах;
• При составлении письма следует избегать употребления терминов, которые могут быть понятны только специалистам. Текст должен быть максимально приближен для восприятия широкой аудиторией;
• Также следует обосновать свое предложение, указав на достоинства своей продукции, отличающей ее от подобных.

Оформление и структура письма

Бланка коммерческого письма не существует, оно оформляется на фирменном бланке организации или на обычном листе формата А4. Рекомендуемый объем текста – один лист. При большем объеме коммерческого письма есть риск того, что получатель письма может просто не дочитать послание до конца.

Итак, примерное оформление коммерческого письма может выглядеть так:

• Текст печатается на фирменном бланке, где указаны все данные организации-адресанта;
• Название организации-адресата, должности и инициалов лица, которому направляется письмо;
• Указание вида послания – письмо-акцепт, письмо-рекламация или письмо-оферта;
• Обращение к лицу желательно по имени и отчеству;
• Далее излагается содержание письма, стиль написания которого должен соответствовать стилю написания деловых документов;
• Подпись отправителя, его фамилия и инициалы.

Образец

ООО «ТекСтайл»
Реквизиты:
(адрес электронной почты, почтовый индекс и почтовый адрес,
банковские реквизиты)

Директору ООО
«ТексЮнайтед»
Миронову Ю.А.
Письмо-оферта

Уважаемый Юрий Андреевич!

После рассмотрения Вашего предложения о совместной работе мы решили принять ее, придерживаясь таких условий:
1. ______________________________
2. ______________________________
3. ______________________________
(перечисление условий договора).
Эти условия основные, дополнительные вопросы возможно будет обговорить с представителем Вашей организации.

Надеюсь на сотрудничество, с уважением
Директор ООО «Текстайл» Карпов И.Т.
Дата, подпись

Скачать: